Skræddersyet dokumenthåndtering hos SOHO Kontorfællesskab i København

Om Soho/Noho Kontorhotel

SOHO er et kontorfællesskab i Kødbyen på Vesterbro i København, der huser over 600 beboere. I SOHO vælger man frit mellem forskellige typer medlemskaber – fra kontor og arbejdspladser til postadresse og -håndtering – og nyder godt af det store fælleskab.

SOHO råder over 17 mødelokaler, 3 event venues, kantine, café samt en lang række andre faciliteter.

Udfordring

SOHO Kontorfællesskab var kort og godt på udkig efter en god løsning til kopi, print og dokumenthåndtering for deres mange lejere og brugere.

Udfordringen lå i at koble løsningen sammen med SOHO’s faktureringssystem for øvrige services (internetforbrug, køb i kantinen, kaffe mv.), eliminere manuel indrapportering og lette arbejdsbyrden i administrationen. SOHO’s eksisterende løsning levede ikke op til kravene.

Servicen var ikke tilfredsstillende, og faktureringen ineffektiv. Kontakten til SOHO blev etableret via Business Center Ørestads interne mødebooker.

Løsning

Ved første møde stod det klart, at SOHO havde brug for mere end blot hardware til kopi og print. De mere end 600 lejere/brugere har allerede hver sit kort til nem taksering af kaffe o. lign. – køb og posteringer der går direkte ind i accounting-systemet Nexudus, og man ønskede en lignende, smidig kobling til dokumenthåndtering, kopi og print.

Vi opstillede en prøvemaskine gratis for bl.a. at afdække behov og definere de specifikke datakrav, og sporede os derefter ind på en skræddersyet løsning med fire multifunktionsprintere, single-point-of-entry, Unisys Data Capture – søgbare dokumenter, og SafeQ Follow-me, der sikrer at dokumenterne først udskrives når brugeren identificerer sig ved printeren.

Den skræddersyede softwareløsning blev udviklet i samarbejde med PowerNet, SOHO’s eksterne IT-leverandør, som var en værdifuld partner gennem hele forløbet.

Med hensyn til Hardware har vi leveret følgende: 3 x Develop Ineo +558 med finish og efterbehandling, og 1 x Develop Ineo +558 med finish, efterbehandling og Fiery Controller til avanceret farvestyring (fx Pantone fra InDesign).

Resultat

Installationen af den nye kopi- og printløsning, med skræddersyet software til data- og dokumenthåndtering, har resulteret i besparelser samt en væsentlig effektivisering af de administrative opgaver hos SOHO.

Her hos Business Center Ørestad er vi meget glade for det nye samarbejde som bygger på gensidig tillid, god kundekontakt, effektiv service og fleksibilitet.

Christian Wad

Partner – SOHO/NOHO Kontorhotel